Workflow rendszerek

Adminisztratív eljárások papírmentes számítógépes megvalósítását nevezzük workflownak, más szóval ügymenet  automatizálásnak.

Tipikus workflow folyamatok

• Engedélyezési folyamatok
• pl: utazás engedélyezés, szabadság engedélyezés, IT igénylesek login, eszköz stb. 
•  választ igénylő folyamtok
•  reklamáció, panaszkezelés, helpdesk 
•  jóváhagyási folyamatok 
•  költség elszámolás, beszerzések kezdeményezése, szabályzatok publikálása stb.

Workflow megoldások előnyei

A cégek nagy erőforrásokat áldoznak ilyen és ehhez hasonló egyszerű adminisztratív tevékenységekre. Ezek megterhelik a vezetőket és kollégákat, sok felesleges utánajárást, telefonálást okoznak és nem megbízhatóak (a papír elveszhet, telefonon nehéz valakit elérni, utólag nehezen kideríthető, hogy hol akadt el a folyamat).

Emellett sok cégnél a központi tevékenység egyes területei is megfelelnek a workflow kritériumoknak: jól szabályozott, rutinszerű tevékenység előre meghatározható résztvevőkkel. Ilyen esetben közvetlenül fokozhatjuk a vállalat teljesítményét, emelhetjük minőségi színvonalát egy workflow megoldással.

A workflow megoldás elsősorban nagyobb cégeknél hasznos, mert ott lépnek fel olyan kommunikációs nehézségek amelyek erősen rontják a papíron történő ügyintézés hatásfokát. Ilyen nehézségek lehetnek például az aláírók nehezen elérhetősége, földrajzi távolságok, szabályzatok változása.

Tekintse meg a témáról készült Prezentációnkat