SzámlaPont

SzámlaPont számla ellenőrzési workflow

A nagyvállalatok esetén tipikus probléma, a beérkező számlák nyilvántartása és a kifizetés engedélyeztetése. Hogyan zajlik ez egy cég esetén, ha mindezt a szokásos módon papíron végzi el:

• a bejövő számlát iktatják, adnak mellé egy számlakísérő-lapot, amelyen a legfontosabb kitöltendő adatok vannak, mint például költséghely, projekt, amire el lehet számolni, az engedélyezők neve stb.
• a számla a kísérő lappal együtt átkerül ahhoz a személyhez, projektvezetőhöz, aki a beszerzés és a számla helyességét ellenőrizni tudja, majd tovább megy esetlegesen osztályvezető, főosztályvezetői szintre,
• végül amikor az összes engedélyezési aláírás rákerült elkerül a pénzügyre, ahol kezdeményezik annak kifizetését.

Milyen problémák merülnek fel ezekkel kapcsolatosan?

• Gyakori, hogy a számla elakad, elkallódik valamelyik ügyintézőnél, aláírónál.
• A szállítónak nem tudnak pontos információval szolgálni, hogy most éppen kinél állt meg a folyamat.
• Időt rabol el a munkatársaktól, hiszen a vállalat fő tevékenységéhez nem tartozó papírokkal kell szaladgálni.
• Néha az aláírók más és más telephelyen dolgoznak esetleg nagy földrajzi távolságra egymástól.
• Utólag nem lehet a folyamatokat áttekinteni, összesítéseket lekérni stb.
  

  Megoldás: Workflow folyamat számítógépen
  
  A számítógépes hálózatok korában sokkal egyszerűbb ezeket a folyamatokat workflow megoldásokkal, magyarul ügymenet automatizálással megvalósítani.
  A Pi-Office Kft. mindezen problémák megoldására kidolgozott egy számla engedélyezési workflowt. A workflow illeszthető SAP-hoz vagy bármilyen más vállalat irányítási rendszerhez.
  
  Az alábbiakban a rendszer alapvető funkcióit emeljük ki:

• Elektronikus levelezésen alapul, így a továbbítás, sürgetés figyelmeztetés feladatait elvégzi maga a program. Bármilyen levelező rendszerhez kapcsolható, akár Ms-Exchange-hez, akár Lotus Noteshoz, akár Linux mail szerverhez.
• A workflow folyamat grafikus formában tervezhető meg a Lotus Workflow architeckt szoftverrel, a grafikonon minden szereplő követni tudja a folyamat menetét, jól látható, hogy hol jár az irat.
• Alig igényel oktatást. A workflow folyamat kezdeményezőjének egy az eddig megszokott papírhoz teljesen hasonló űrlapot kell kitöltenie, Internet böngészőből. Ez azt jelenti, hogy könnyen és gyorsan, kliensek installálása nélkül bevezethető több ezres felhasználói létszámra.
• Képes a számlák szkennelt képének tárolására, a szkennelés bármelyik gépről el lehet végezni. Ezzel a megoldással elérhető, hogy a számlának nem kell vállalaton belül mozognia, hanem rögtön irattárba, vagy a pénzügyre kerülhetnek.
• Két kulcsos úgynevezett RSA rendszert használ titkosításra, így csak a jogosult személyek látják az egyes számlákat. Ugyanez lehetővé teszi az elektronikus aláírás használatát.
• Illeszkedik bármilyen meglévő rendszerhez. Például a költségbeszerzési folyamat végén engedélyezés esetén az űrlap adatai automatikusan átkerülhetnek bármilyen könyvelési rendszerbe, bármilyen adatbázis-kezelőbe.
• Mindennek nyoma marad és vissza ellenőrizhető. Bármikor megmondható, hogy egy adott számla kinél van , ki a következő engedélyező, illetve az, hogy ki milyen véleményt írt rá.
  

  Bevezetés, támogatási szolgáltatások
  Ha a követelmények ismertek, az űrlapot napok alatt el lehet készíteni, és max. 1 napos oktatásra van szükség a bevezetéshez. Rögtön éles üzembe helyezhető (mert esetleges változtatást könnyű keresztülvinni).

  Használt technológia: Domino szerver, Lotus Workflow architect a tervezéshez, Microsoft Internet Explorer a kliensekhez.

  Bevezetési szolgáltatáscsomagunk tartalmazza a rendszer installálását és üzembe helyezését, szükség esetén az operációs rendszer- és hálózat installációját; a workflow installálását és alapfeltöltését, egy fő betanítását a workflow adminisztrációjára (időtartam a 1 nap). Igény esetén felhasználói tanfolyamot tartunk a helyszínen, ahol a workflow használatát ismertetjük (1 nap alatt).

  Támogatási szolgáltatáscsomagunk adott időkereten belül biztosítja a workflow-val kapcsolatban felmerülő kérdések megválaszolását, a rendszer bővítését, fejlesztését, a problémamegoldást, a rendszeradminisztrációs feladatok átvállalását, igény esetén a teljes környezet üzemeltetését. Vállaljuk továbbá a helyszínen "on the job" oktatás formájában a rendszer mélyebb betanítását, ami lehetővé teszi, hogy a felhasználó maga is módosításokat végezhessen benne.

  Referenciák:
  
  Prodax Rt.: Teljes iroda-automatizálási csomagot szállítottunk. A számla engedélyezés teljes egészében a Notes rendszerben folyik. A cég iratkezelési folyamatai megfeleltek az ISO 9000-es szabványnak.

  MATÁV Rt.: A mi munkatársaink készítették el a MATÁV Rt.-ben az informatikai osztályon a számlaengedélyezési workflow folyamatot, amely segítségével a költségszámlákat lehet jóváhagyni, majd a kifizetést engedélyezni. A folyamat végén az adatok az SAP rendszerbe kerülnek át.