Kod većine preduzeća troši se velika količina papira, što rukovodioci vole videti na jednom mestu, pregledno. U takvim slučajevima se javlja potreba za rukovanjem dokumentima i spisima pod kojim se podrazumeva da se dokumenti u papirnoj formi skeniraju, da bismo formirali kancelariju bez papira. Zapravo, cilj je taj da u toku procesa ne pomeramo papire, pošto sve možemo pregledati i pročitati i na računaru.

Sažeto, najvažniji zadaci rukovanja dokumentima i spisima su:

• sistematizovano i bezbedno čuvanje dokumenata, spisa kao i njihova pretraga,
• osnivanje jedinstvene centralne baze dokumenata,
• rukovanje centralnim šablonima, npr. ugovornim formama (npr. saradnici rade samo sa ugovornim formama odobrenim od strane pravnika),
• stroga pravila za odobrenje pristupa,
• pravila za povezane procese (npr. odobrenje, kontrole),
• treba obezbediti verodostojnost elektronskih dokumenata i elektronski potpis.

Referencije