La toate companiile există proceduri administrative, cum ar fi decontarea cheltuielilor, solicitarea de materiale, achiziţii etc. Realizarea acestora pe calculator, fără suport pe hârtie se numeşte workflow, adică automatizarea fluxurilor de lucru.


Procese workflow tipice

• Procese de autorizare De ex.: aprobarea deplasărilor, aprobarea concediilor, solicitări IT, instrumente etc.;

• Procese care necesită răspuns;

• Reclamaţii, tratarea reclamaţiilor, helpdesk 

• Procese de aprobare;

• Decontarea cheltuielilor, iniţierea achiziţiilor, publicarea regulamentelor etc.

Avantajele soluţiilor workflow

Companiile utilizează resurse mari pentru activităţi administrative de acest gen. Acestea sunt solicitante pentru conducători şi pentru angajaţi, presupun multe deplasări şi telefoane inutile şi nu sunt fiabile (hârtiile se pot pierde, persoanele nu pot fi contactate prin telefon, se poate determina ulterior mai greu unde s-a blocat procesul).

În plus, în multe companii, diferitele domenii legate de activitatea principală corespund criteriilor workflow: sunt activităţi bine reglementate şi de rutină, cu participanţi predeterminaţi. În aceste situaţii, cu ajutorul unei soluţii workflow, putem creşte în mod direct performanţa întreprinderii şi putem îmbunătăţii calitatea.

O soluţie workflow este utilă, în primul rând, în companiile mai mari, pentru că acestea se confruntă cu dificultăţi de comunicare care pot duce la o scădere serioasă a randamentului în administrarea documentelor pe suport de hârtie. Exemple pentru astfel de dificultăţi: persoanele care trebuie să semneze pot fi contactate mai greu, distanţa geografică, modificarea regulamentelor.

Referinţe