În cazul majorităţii companiilor se produce o cantitate imensă de hârtie pe care conducătorii companiei vor să le aibă într-un singur loc. În asemenea situaţii, apare şi nevoia de administrare a documentelor, prin care toată lumea înţelege scanarea documentelor pe suport de hârtie şi eliminarea hârtiilor din activităţile de birou. Scopul adevărat este să nu fim nevoiţi să lucrăm cu hârtii, având posibilitatea să accesăm şi să citim orice document în format electronic.
 

O prezentare sumară a principalelor sarcini în administrarea documentelor:

• Stocarea centrală şi căutarea sistematică, sigură a documentelor;
• Crearea unei baze de date unice;
• Administrarea şabloanelor centrale, de ex. a modelelor de contracte (de ex.: angajaţii să folosească doar modele de contracte aprobate de jurişti);
• Reglementarea strictă a autorizaţiilor de acces;
• Reglementarea proceselor aferente (de ex.: aprobare, verificare);
• Se va asigura autenticitatea documentelor electronice şi semnăturile electronice.

Referinţe