IrodaPont

IrodaPONT iroda-automatizálási és ügykezelési rendszer

Az IrodaPONT rendszer célja

Az IrodaPONT rendszer széles skálán támogatja az ügyintézési, adminisztrációs, nyilvántartási és vezetői információs feladatokat. A cég napi működésének ad egységes és áttekinthető keretet, minden jellemző információ közlési, rögzítési és visszakeresési igényt kielégít. A rendszer célja röviden összefoglalva:

• iratok és dokumentumok rendszerezett, biztonságos központi tárolása és visszakeresése
• üzleti és szervezeti folyamatok automatizálása, szabályozása
• az egész cég egyesített információs, dokumentációs adatbázisának létrehozása
• a vezető hatékonyságának emelése, áttekintési és ellenőrzési lehetőségeinek többszörözése.

  Példaképpen néhány tipikus probléma, amelyet az IrodaPONT bevezetésével megoldhatunk:

• A vezetők és a beosztottak feladatai áttekinthetetlenek, határidőkkel csúszik a cég, fontos kötelezettségekről megfeledkeznek, ügyek elvesznek, lehetőségeket elmulasztanak.

• Cégünktől többen dolgoznak ugyanazzal az ügyféllel, de cégen belül rossz az információ- áramlás és a munka nincs összehangolva.

• A napi munkához szükséges információk (pl. címek, nevek, telefonszámok, árfolyamok, szabályok és utasítások, készlet és árinformációk stb.) nem jutnak el mindenkihez, nem mindig aktuálisak, aktualizálásuk és terjesztésük sokszor többszörös munkával történik.

• A cég tevékenységéhez kapcsolódó dokumentáció tárolása nincs rendszerezve, nehéz előkeresni pl. szállítóleveleket, szerviz munkalapokat, szerződéseket, ajánlatokat, termék dokumentációt, és számtalan más speciális iratféleséget.
  

  Támogatott tevékenységek, felhasználók köre
  
  Az IrodaPONT rendszer alapszolgáltatásait minden számítógéppel rendelkező munkatárs használja. A rendszer többek között lehetővé teszi számukra:

• A napi levelezés, faxolás, elektronikus levelezés bonyolítását, kötött formájú és típusszöveget tartalmazó levelek villámgyors elkészítését, és ezen iratok összefüggéseikben történő központi tárolását, visszakeresését (pl. ügy, ügyintéző, dátum, címzett, téma stb. szerint).

• Saját feladataink, teendőink, határidőink nyilvántartását és ezekre figyelmeztetéseket.
  Feladatok és határidők kiadását mások számára és azok ellenőrzését (a szervezeti hierarchiának megfelelően). Leterheltség, egyéni teljesítmény és projekt teljesítmény mérését.

• Saját naptárunk kezelését és időpontok egyeztetését másokkal (csoportnaptár funkciók).

• Tárgyalók, gépkocsik és más közös eszközök lefoglalását.

• Alapinformációk lekérdezését (pl. belső telefonkönyv, szervezeti felépítés, hatáskörök és illetékességek, belső szabályzatok, hirdetmények; külső partnerek adatai, nevek, címek, telefonszámok, közérdekű adatok; könyvtári állomány, stb.)

• A belső folyamatok bonyolítását (beszerzés engedélyezés, utazás engedélyezés és elszámolás, szabadság nyilvántartás, költség elszámolás, ...).
  

Emellett a rendszer speciális felhasználási módjai igen sokféle munkakört és tevékenységet fednek le. Az ezekkel kapcsolatos információkhoz csak a szervezetileg illetékesek férnek hozzá.

Vezetés. A vezetői munka minden aspektusát kiemelten támogatja a rendszer: projektek áttekintése, dokumentációjuk lekérése, határidők követése, feladatok kiadása és ellenőrzése, teljesítmény mérés, ráfordítás mérés, értekezletek anyagai, jegyzőkönyvek, szerződések nyilvántartása.

Titkárság. A vezetést támogató adminisztratív feladatokat teljes egészében lefedi a rendszer - már említettük a levelezés, iktatás, feladatnyilvántartás, naptár, belső információk, belső folyamatok támogatását. Ezen kívül bármely dokumentum percek alatt történő visszakeresése, nyilvántartások vezetése, típusiratok gyors készítése is lehetséges.

Értékesítés. Ügyfelek adatainak nyilvántartása, ügyfelekkel történt valamennyi esemény és kommunikáció rögzítése és követése. Üzleti lehetőségek figyelése, kihasználási és teljesítménymutatók készítése. Szakmai információk, termékdokumentációk, előadások, árlisták nyilvántartása és aktualizálása.

Ajánlatkészítés. Ajánlat, bejövő megrendelés, ügynökök munkájának dokumentálása, mérése, automatikus információcsere távolról.

Marketing. Marketingprogramok dokumentálása. Célcsoportok kigyűjtése. Körlevél, körfax készítés. Visszacsatolás rögzítés. Érdeklődés, információ igény nyilvántartása és kielégítése.

Szervizszolgáltatás, panasz kezelés. Anyagi és nem anyagi teljesítésekkel kapcsolatos mindennemű hibajavítási tevékenység követése. Bejelentés nyilvántartás. Megoldott, meg nem oldott, határidőt túllépett esetek. Felelősökhöz rendelés, továbbítás problémás esetekben. Panasz megoldásának dokumentálása. Kiszállások nyilvántartása, tervezése.

Speciális belső folyamatok ügyintézése. Beszerzés engedélyezése és ügyintézése. Utazás engedélyezés és elszámolás. Szerszám, számítógép, munkaruha stb. vételezése, nyilvántartása és leadása, leltárja.

Speciális külső szolgáltatások ügyintézése. Ezek továbbfejlesztési lehetőségként jelentkeznek, mivel a szükséges speciális űrlapok nincsenek előre elkészítve a rendszerben. Pl. utazásszervezés, ingatlan vagy munka vagy bármi más közvetítés, ügynökség, ügyvédi iroda, tanácsadó szolgáltatás ... bármilyen kifelé irányuló szolgáltatással bővíthető a rendszer.

Személyzeti nyilvántartás. Személyi adatok, munkaköri adatok, önéletrajz, fénykép, szervezeti hierarchiában elfoglalt hely, vezetői vélemények, jutalmak és büntetések, fizetés, fizetésemelés, juttatások nyilvántartása.

Legfontosabb funkciók

A fent felsorolt felhasználási módok mind a rendszer néhány alapfunkcióját használják, ezáltal a legkülönbözőbb feladatok megoldása során is egységes környezetben, azonos logika szerint dolgozhatunk. Ezen alapfunkciók a következők:

Törzsadatok tárolása. A cég munkatársainak, és a külső partnereknek a nyilvántartása (név, cím, telefon stb) és lekérdezésének biztosítása.

Alap iratok előállítása. A levelek, faxok, elektronikus levelek, feladatok és események, telefon üzenetek, jegyzőkönyvek, szerződések, belső és külső dokumentumok számára az IrodaPONT szabványos formát ad, amely fejlécet, logót is tartalmazhat. Ezen iratok készítésekor a törzsadat-állományból automatikusan töltődnek ki a belső és külső partnerek adatai, a termékek, projektek, témák megnevezései, és minden törzslistában tárolt információ listából választható.

Körlevelek készítése. A törzsadatállományból kézzel vagy lekérdezési feltételekkel kiválaszthatjuk a körlevél címzett csoportját. A leveleket a rendszer elkészíti és nyomtatja. A csoportot később bármikor újra előhívhatjuk.

Ügykövetés és dokumentálás. Az IrodaPONT rendszer a sok különböző célú ügyintézési fekadatot egységes megközelítésben kezeli. Minden ügyhöz alapinformációkat rendel (indítás dátuma, indító neve, téma megnevezése, ügyfajta, az ügy belső felelőse, az ügy külső gazdája vagy kontaktja, végső határidő). Az alapinformációkon túl az üggyel kapcsolatban keletkező valamennyi belső és külső iratot logikai rendben tárolja, amelyek alapján az ügy állása pillanatok alatt áttekinthető, és a teljes dokumentáció bármikor rendelkezésre áll.

Feladat- és határidő kezelés. Az ügyintézés során - ügyfajtától függetlenül egységes formában - feladatokat és határidőket adhatunk meg magunknak és beosztottjainknak. Lekérhetjük saját nyitott feladatainkat, megfelelő jogok esetén mások feladatait, külön listázhatjuk a határidővel csúszó feladatokat, és vizsgálhatjuk az elvégzett feladatokat időbeli bontásban. Áttekintés a nyitott ügyekről és teendőkről. Minden munkatárs lekérdezheti az őt személyesen érintő nyitott ügyek, azokban elvégzendő feladatok, egyéb teendők, időponthoz kötött események (pl. tárgyalás) listáját a munkavégzés várható sorrendjében. Ezzel mindenki tisztán látja melyik teendőjét hogyan érdemes beosztania. A közeli munkatársak egymásról is készíthetnek ilyen lekérdezést, valamint összesítve saját munkacsoportjukról. A vezetők osztály- vagy cégszinten kérdezhetik le a nyitott témákat.

Naptár és csoportnaptár. Asztali naptárhoz hasonlóan mindenki vezeti saját időbeosztását, egy munkacsoporton belül másokéba is be lehet írni. Időpont egyeztetés céljából bármely előre definiált vagy ad hoc módon összeállított csoport együttes naptárját lekérhetjük, ahol azonnal megkapjuk a mindenki vagy legtöbb személy számára szabad időpontokat. Ezekre elfoglaltságot adhatunk meg, amely megjelenik a résztvevők naptárjában, és egyben egy feladatot is generál számukra: vissza kell igazolniuk részvételüket. A naptárral azonos módon foglalhatjuk le a közös erőforrásokat is (pl. tárgyaló).

Munkafolyamat szabályozás és automatizálás (workflow). Bármely feladathoz hozzárendelhetjük az előre definiált vagy ad hoc módon megadott munkafolyamatot, ami azt jelenti, hogy előre megadjuk a folyamatban részt vevők nevét, teendőit és szokásos határidőit. A folyamat jellegének (soros vagy párhuzamos munkavégzés) megfelelően minden résztvevő értesül a teendőjéről. Határidő mulasztás figyelmeztetéseket generál. Szigorú munkafolyamat megadása is lehetséges, amikor a határidő mulasztó addig nem tud dolgozni a rendszerrel, amíg a feladatát a hozzá tartozó dokumentációval el nem készítette.

Tudásbázis. Nagy szakmai tapasztalatot igénylő munkafajtáknál (pl. szerviz tevékenység)különösen hatékony a felismert problémák és megoldások gyűjtése, amit az IrodaPONT is lehetővé tesz. Gyűjthetjük továbbá a sok munkával készített anyagokat, pl. előadások, nagyobb ajánlatok, tanulmányok stb. Visszakeresés történhet szerző, dátum, téma, tárgyszó, projekt, belső vagy külső partner alapján, vagy teljes szöveges kereséssel az egész adatbázison.

Jogosultságok. Bármely iratfajtára meghatározhatjuk azokat a csoportokat vagy személyeket, akik az irathoz hozzáférnek. A rendszer a beállítások alapján automatikusan vezeti ezeket a hozzáférési jogokat, anélkül hogy egy új irat készítésénél gondolnánk rá. Minden munkatársnál a munkakörnek megfelelő témában és áttekintési szélességben jelennek meg a dokumentumok. Pl. egy ügyintéző csak a saját és közvetlen kollégái nyitott ügyeit látja, egy osztályvezető már az osztály összes ügyét és a lezárt ügyek archívumát is látja, egy cégvezető pedig a cég minden ügyét és iratát át tudja tekinteni.