Bei den meisten Firmen werden unzählige Dokumente auf Papier kreiert, die die Geschäftsleitung auf einem Ort sehen und überblicken möchte. In solchen Fällen entsteht bei den Firmen der Anspruch auf eine Dokumenten- und Aktenverwaltung, worunter immer zu verstehen ist, dass die vorhandenen Dokumente in Papierform eingescannt werden und die Gestaltung eines papierlosen Bürobetriebes angestrebt wird. Die tatsächliche Zielsetzung ist während der Prozesse keine Papiere zu benutzen, da im Computer alles gesehen und gelesen werden kann.  
 

Zusammenfassung der wichtigsten Aufgaben der Dokumenten- und Aktenverwaltung:

• Geordnete und sichere Speicherung und Rückverfolgung von Akten und Dokumenten;
• Gestaltung einer einheitlichen zentralen Dokumentendatenbank;
• Verwaltung von zentralen Dokumentenvorlagen sowie Musterverträge (z.B.: die Mitarbeiter sollen nur Musterverträge benutzen, die von den Juristen genehmigt wurden);
• Rigorose Regelung von Zugriffsberechtigungen;
• Regelung von zugehörigen Prozessen (z.B.: Genehmigung, Kontrolle);
• Die Authentizität der elektronischen Dokumente und die der elektronischen Unterschrift soll sichergestellt werden.

Referenzen