Adminisztratív eljárások papírmentes számítógépes megvalósítását nevezzük workflownak, más szóval ügymenet  automatizálásnak.

Tipikus workflow folyamatok:

• Engedélyezési folyamatok pl: utazás engedélyezés, szabadság engedélyezés, IT igénylések login, eszköz stb;
•  választ igénylő folyamtok;
•  reklamáció, panaszkezelés, helpdesk;
•  jóváhagyási folyamatok;
•  költség elszámolás, beszerzések kezdeményezése, szabályzatok publikálása stb.

Workflow megoldások előnyei:

A cégek nagy erőforrásokat áldoznak ilyen és ehhez hasonló egyszerű adminisztratív tevékenységekre. Ezek megterhelik a vezetőket és kollégákat, sok felesleges utánajárást, telefonálást okoznak és nem megbízhatóak (a papír elveszhet, telefonon nehéz valakit elérni, utólag nehezen kideríthető, hogy hol akadt el a folyamat).

Emellett sok cégnél a központi tevékenység egyes területei is megfelelnek a workflow kritériumoknak: jól szabályozott, rutinszerű tevékenység előre meghatározható résztvevőkkel. Ilyen esetben közvetlenül fokozhatjuk a vállalat teljesítményét, emelhetjük minőségi színvonalát egy workflow megoldással.

A workflow megoldás elsősorban nagyobb cégeknél hasznos, mert ott lépnek fel olyan kommunikációs nehézségek, amelyek erősen rontják a papíron történő ügyintézés hatásfokát. Ilyen nehézségek lehetnek például az aláírók nehezen olvasható elérhetősége, földrajzi távolságok, szabályzatok változása.

Referenciák