A cégek többségénél rengeteg papír keletkezik, amit a vezetők szeretnének egy helyen látni és áttekinteni. Ilyen esetekben merül fel a dokumentum- és iratkezelés igénye a vállalatnál, amin mindenki azt érti, hogy a meglévő papír alapú iratokat szkenneljük be, törekedjünk a papírmentes iroda kialakítására. Valójában a cél az, hogy folyamataink közben a papírt ne mozgassuk, hiszen a számítógépen is mindent láthatunk, elolvashatunk.

A dokumentum- és iratkezelés legfontosabb feladatai összefoglalva:

• az iratok és dokumentumok rendszerezett, biztonságos tárolása és visszakeresése
• egységes központi dokumentációs adatbázis létrehozása
• a központi sablonok, például szerződésminták kezelése (pl.: a munkatársak csak jogászok által jóváhagyott szerződésmintával dolgozzanak)
• a hozzáférés jogosultságának szigorú szabályozása
• a kapcsolódó folyamatok szabályozása (pl.: jóváhagyás, ellenőrzés)
•  biztosítani kell az elektronikus dokumentumok hitelességét és az elektronikus aláírást.

Referenciák